Former les équipes de santé à l’utilisation des dossiers partagés : clés pratiques et retours du terrain

Pourquoi la formation aux dossiers partagés est un enjeu prioritaire ?

L’arrivée progressive du Dossier Médical Partagé (DMP), du Dossier Usager Informatisé (DUI) ou d’autres plateformes régionales a transformé les pratiques. Selon la CNIL, près de 15 millions de DMP avaient été ouverts fin 2022, mais leur usage actif restait variable d’un établissement ou d’une région à l’autre (source : CNIL).

Les bénéfices attendus sont pourtant majeurs :

• Amélioration de la qualité des soins (information médicale centralisée, historique accessible, moins d’erreurs de prescription…)
• Gain de temps dans la coordination et les échanges entre professionnels, notamment à l’hôpital, en SSIAD ou à domicile
• Meilleure traçabilité pour le suivi des actes et des prises en charge (indispensable pour la continuité des soins des personnes âgées poly-pathologiques)

Cependant, le rapport de l’IGAS en 2023 souligne que « l’outil ne peut être efficace que si tous les acteurs sont convaincus, formés et accompagnés ». La formation n’est donc pas un à-côté, mais une condition de réussite du recours au dossier partagé.

Identifier les besoins : une cartographie préalable essentielle

L’erreur la plus fréquente serait de croire qu’une formation unique suffirait pour tous. La diversité des structures – hôpital, médecine de ville, EHPAD, services d’aide et de soins à domicile – implique des besoins très différents :

• Des usages hétérogènes : certains professionnels découvrent tout juste le DMP alors que d’autres l’utilisent quotidiennement.
• Des freins variés : appréhension vis-à-vis du numérique chez certains, craintes sur la confidentialité, manque de temps, absence d’outils adaptés…
• Un accès inégal aux équipements informatiques ou à internet (ruralité, petits établissements, etc.).

Concrètement, avant toute action de formation, une enquête rapide auprès des équipes permet d’établir :

• Le niveau de maîtrise des outils numériques
• Les attentes concrètes vis-à-vis du dossier partagé
• Les situations où l’outil pose problème ou semble sous-optimisé

Cette cartographie guide ensuite le choix des modalités pédagogiques.

Quelles pédagogies privilégier ? Les principes qui font la différence

La littérature comme les retours de terrain montrent que les formations « descendantes » classiques (présentation, diaporama, notice) sont vite oubliées si elles ne sont pas accompagnées de situations pratiques. Les recommandations pour former efficacement aux dossiers partagés s’orientent vers :

• Des ateliers en petits groupes : L’expérimentation directe sur cas concrets (exemples de patients fictifs) facilite l’appropriation. Plusieurs réseaux de santé en Champagne-Ardenne privilégient ce format, apprécié par les équipes.
• L’accompagnement individualisé : Le mentorat par un « référent local numérique » sur le lieu de travail (“pair-aidance numérique”) a montré de vrais résultats, d’autant plus dans les EHPAD ou auprès d’aides-soignantes débutantes.
• L’apprentissage au fil de l’eau : Plutôt qu’une formation unique, proposer des rappels réguliers (par exemple, 30 minutes chaque semaine pendant un mois pour intégrer progressivement les fonctions-clés du dossier partagé).
• Des modules à distance et supports variés : Tutoriels vidéos courts, fiches pas-à-pas, webinaires. Un format mixte (« blended learning ») répond bien aux différences de disponibilité.

Sur le terrain : quelques initiatives inspirantes en Champagne-Ardenne

Plusieurs dispositifs locaux méritent d’être mis en lumière :

• Le Centre Hospitalier de Troyes a instauré une « demi-journée numérique » trimestrielle, où médecins, infirmiers et personnels administratifs alternent retours d’expérience, exercices pratiques et échanges sur les difficultés.
• Le réseau gériatrique du Sud Ardennes a développé une équipe mobile qui se rend dans les EHPAD et les SSIAD pour organiser des ateliers sur la consultation, l’alimentation et la sécurisation des documents du DMP. Selon eux, 80% des équipes formées s’en servent effectivement ensuite dans leur pratique quotidienne (bilan interne réseau, 2023).
• L’URPS Infirmiers Grand Est a conçu des webinaires accessibles en replay et une hotline dédiée pendant six mois après les formations, ce qui rassure les professionnels les moins aguerris.

Au-delà des outils, la logique de proximité reste déterminante. L’accompagnement par des professionnels du même territoire est souvent mieux reçu qu’une formation « descendue » de loin.

Facteurs-clés de réussite : les leviers qui ancrent l’usage du dossier partagé

Parmi les enseignements à retenir des expériences réussies, certains leviers se démarquent :

• Adopter une démarche participative : intégrer un ou deux représentants de chaque profil professionnel (IDE, AS, secrétaires, cadres, médecins) à la conception de la formation favorise ensuite l'appropriation. Les remontées du terrain sont précieuses pour ajuster les supports.
• Communiquer “par les pairs” : rien de plus convaincant qu’un retour d’expérience positif d’une IDE ou d’un médecin local qui relate comment le dossier partagé lui a permis d’éviter une erreur ou de sécuriser une sortie d’hospitalisation.
• Valoriser les petites victoires : chaque amélioration concrète (partage d’un document en temps réel, réduction du temps d’arrêt lors d’un transfert d’une personne âgée…) est à souligner aux équipes. Cela encourage l’ancrage dans les pratiques.
• Donner accès à un support technique réactif : la possibilité de contacter rapidement une personne ressource, locale de préférence, sécurise les usages, notamment lors des premières semaines

Des freins encore présents auxquels répondre

Malgré ces progrès, certains freins persistent :

• L hétérogénéité des outils : le passage d’un établissement à un autre, ou d’un logiciel à un autre peut dérouter (plusieurs logiciels de DUI parfois non interopérables dans la même zone !).
• Le manque de temps dédié : dans 42% des cas, le principal frein à l’usage du dossier partagé reste le manque de temps pour se former puis saisir les informations (enquête France Assos Santé, 2023).
• Des inquiétudes sur la confidentialité : notamment question du consentement, peur des fuites de données personnelles. Ici, il est essentiel d’intégrer systématiquement un module court sur la sécurisation, le RGPD, et de répondre aux questions posées sans minimiser les enjeux.

De l’apprentissage à la pratique durable : accompagner la transformation des usages

La réussite d’un projet de formation ne se mesure pas seulement à la présence en salle ou au nombre de diplômes délivrés mais à la transformation effective des pratiques. Pour soutenir ce changement dans la durée, plusieurs points s’imposent :

1. Intégrer les référents numériques au plus près des équipes pour un appui en continu.
2. Prévoir des “rappels” ou piqûres de rappel régulières (réunions flash, points informels lors des transmissions…)
3. Faire du dossier partagé un sujet de réunion d’équipe — discuter de ce qu’il aide à fluidifier, de ce qui bloque, identifier des points d’amélioration concrets.

À noter : la Haute Autorité de Santé recommande depuis 2022 que toute problématique de coordination fasse l’objet d’un suivi au sein du projet d’établissement (HAS).

Perspectives : mieux former, c’est aussi mieux valoriser le travail en réseau

Si la technologie structure désormais le lien entre professionnels, c’est la qualité de la formation initiale et continue qui détermine l’usage et l’efficacité des dossiers partagés. Cet enjeu impacte la fluidité du parcours de soins des personnes âgées, mais aussi la reconnaissance des métiers du soin et de l’accompagnement.

Mieux former, c’est investir dans la prévention des ruptures de parcours et garantir une meilleure qualité de vie aux personnes accompagnées comme aux équipes. Les retours d’expérience issus de nos territoires montrent que les obstacles ne sont pas insurmontables, à condition d’adapter la pédagogie au plus près des usages réels, de travailler ensemble et de valoriser le travail accompli au quotidien par chaque acteur.

L’intégration grandissante des dossiers partagés dans les parcours de soins des personnes âgées est un enjeu qui continuera d’évoluer avec l’essor du numérique en santé. Pour les réseaux locaux, l’enjeu à venir sera de renforcer la transversalité de la formation, d’accentuer l’accompagnement auprès des nouveaux entrants, et de favoriser la mutualisation des bonnes pratiques à l’échelle du territoire Champagne-Ardenne et au-delà.

Pour aller plus loin :

• Rapport IGAS sur le DMP et la coordination en santé, 2023
• Enquête France Assos Santé, “Parcours de soins partagé et patients âgés”, octobre 2023
• Site officiel de la CNIL et recommandations HAS
• URPS Grand Est, “Guide pratique de formation numérique en santé”, 2023